A A A

POWIATOWY URZĄD PRACY > Prawne podstawy działań > Ochrona danych osobowych

Klauzula informacyjna o przetwarzaniu danych osobowych przez Powiatowy Urząd Pracy w Opolu

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 oraz art. 14 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.), dalej RODO, przedstawiamy poniżej informacje w zakresie przetwarzania Twoich danych osobowych:

Administrator danych osobowych	Kontakt do Inspektora Danych Osobowych
Powiatowy Urząd Pracy w Opolu Adres siedziby: 45-266 Opole, ul. mjr Hubala 21 Tel.: 77 44 22 955 E-mail: opop@praca.gov.pl	iod@comp-net.pl
Cel przetwarzania danych osobowych	Podstawa prawna przetwarzania
Rejestracja osób bezrobotnych i poszukujących pracy, wypłacanie przyznanych świadczeń, zgłaszanie do ubezpieczeń osób bezrobotnych i członków rodziny, wyrejestrowanie z ewidencji Urzędu, świadczenie usług rynku pracy, tj. pośrednictwo pracy, poradnictwo zawodowe, organizacja szkoleń oraz możliwość skierowania do udziału np. w stażu, pracach interwencyjnych lub innych instrumentach rynku pracy	Art. 6 ust. 1 lit. c RODO[1] Art. 9 ust. 2 lit. b RODO[2]
Realizacja zgłoszonej w Urzędzie krajowej oferty pracy, zawarcie umowy na podstawie złożonego wniosku o zorganizowanie np. stażu, prac interwencyjnych, robót publicznych, refundacji doposażenia/wyposażenia stanowiska pracy dla skierowanego bezrobotnego, dofinansowania kosztów kształcenia ustawicznego w ramach Krajowego Funduszu Szkoleniowego, prac społecznie użytecznych lub innych instrumentów rynku pracy, realizacja zadań związanych z powierzeniem pracy cudzoziemcowi lub wydaniem zezwolenia na pracę sezonową	Art. 6 ust. 1 lit. b RODO[3] Art. 6 ust. 1 lit. c RODO Art. 9 ust. 2 lit. b RODO
Zabezpieczenie zwrotu refundacji kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy, lub dofinansowania jednorazowo środków na podjęcie działalności gospodarczej	Art. 6 ust. 1 lit. b RODO Art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Realizacja zadań ustawowych w zakresie funkcjonowania Powiatowej Rady Rynku Pracy jako organu opiniodawczo – doradczego Starosty	Art. 6 ust. 1 lit. a RODO[4] Art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Realizacja umów na dostawy, usługi i roboty budowlane Urzędu, w ramach zamówień publicznych	Art. 6 ust. 1 lit. b RODO Art. 6 ust. 1 lit. c RODO Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń
Zatrudnienie pracowników, wypłacanie wynagrodzenia, zgłaszanie do ubezpieczeń pracowników i członków rodziny, wypłacanie świadczeń socjalnych	Art. 6 ust. 1 lit. c RODO Art. 6 ust. 1 lit. b RODO Art. 6 ust. 1 lit. c RODO Art. 9 ust. 2 lit. b RODO
Rekrutacja na wolne stanowiska pracy	Art. 6 ust. 1 lit. a RODO Art. 6 ust. 1 lit. b RODO Art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Prowadzenie monitoringu wizyjnego na terenie Urzędu	Art. 6 ust. 1 lit. c RODO Art. 6 ust. 1 lit. f RODO – zapewnienie bezpieczeństwa i porządku publicznego oraz ochrona osób i mienia
Prowadzenie działalności finansowej	Art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Udostępnianie informacji publicznej	Art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Rozpatrywanie skarg, wniosków i petycji	Art. 6 ust. 1 lit. c RODO
Prowadzenie ewidencji i archiwizacji dokumentacji	Art. 6 ust. 1 lit. c RODO

Odbiorcy danych osobowych

W niektórych sytuacjach, Twoje dane osobowe mogą być udostępniane, jeśli będzie to konieczne do wykonywania ustawowych zadań Administratora.

Odbiorcami Twoich danych osobowych mogą być:

1. banki - w celu obsługi dokonywanych transakcji;

2. podmioty świadczące usługi pocztowe oraz kurierskie;

3. osoby fizyczne oraz podmioty, których dostęp do danych wynika z przepisów prawa;

4. podmioty przetwarzające dane osobowe w imieniu Administratora, w celu świadczenia usług – na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania danych lub innego instrumentu prawnego;

5. osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie informacja publiczna lub dokumentacja postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych.

Pozyskiwanie danych z innych źródeł

W niektórych sytuacjach, możemy pozyskiwać Twoje dane z innych źródeł, niż bezpośrednio od Ciebie:

1. w przypadku postępowania windykacyjnego dane możemy pozyskać od komornika;

2. podczas procesu rejestracji osoby bezrobotnej, dane pozyskujemy z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych;

3. jeżeli jesteś zarejestrowany w urzędzie pracy, to w przypadku zmiany miejsca zamieszkania, a tym samym urzędu pracy – pozyskamy Twoje dane z urzędu pracy, w którym dotychczas byłeś zarejestrowany;

4. jeżeli, jako przedsiębiorca lub pracodawca, będziesz chciał z nami współpracować, np. złożyć ofertę pracy lub złożyć wniosek o przyznanie formy wsparcia, pozyskamy Twoje dane z publicznie dostępnych rejestrów: CEiDG, REGON, KRS;

5. w celu nawiązywania współpracy przez pracowników Urzędu z „nowymi” przedsiębiorcami, pozyskujemy dane z publicznie dostępnych rejestrów: CEiDG, REGON, KRS;

6. w celu wyliczenia wskaźników efektywności zatrudnieniowej, pozyskamy Twoje dane z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych;

7. w celu przeprowadzania badań lokalnego rynku pracy, możemy pozyskiwać dane z publicznie dostępnych rejestrów: CEiDG, REGON, KRS.

Okres przechowywania danych lub kryteria ustalania tego okresu

Sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów (w szczególności czas przechowywania), określa Jednolity rzeczowy wykaz akt oraz przepisy ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Po zrealizowaniu umowy, Twoje dane osobowe będą przechowywane zgodnie z przepisami powszechnie obowiązującego prawa. Na potrzeby rachunkowości oraz ze względów podatkowych, przetwarzamy dane przez okres 5 lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym powstał obowiązek podatkowy.

Jeżeli dane były przez nas przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, przetwarzamy dane w tym celu przez okres przedawnienia roszczeń, wynikający z przepisów Kodeksu cywilnego. Jeśli toczy się spór, proces sądowy lub trwa inne postępowanie (szczególnie karne), okres archiwizacyjny będzie liczony od dnia prawomocnego zakończenia sporu, a w przypadku wielu postępowań - prawomocnego zakończenia ostatniego z nich, bez względu na sposób jego zakończenia, chyba że przepisy prawa przewidują dłuższy okres przechowywania danych lub dłuży okres przedawnienia dla roszczeń/prawa, którego dotyczy postępowanie.

Jeżeli dane były zbierane na podstawie wyrażonej uprzednio przez Ciebie zgody - będziemy przetwarzać te dane do czasu jej odwołania.

W związku z prowadzonym monitoringiem wizyjnym, dane będą przechowywane przez okres nie dłuższy niż 30 dni, po czym zostaną trwale usunięte, chyba że zajdzie uzasadniona konieczność przechowywania nagrań dla celów dowodowych, w zakresie postępowania przygotowawczego prowadzonego przez stosowne organy.

Jako pracodawca, jesteśmy obowiązani przechowywać dokumentację pracowniczą. Akta pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. – 50 lat, akta pracowników zatrudnionych po raz pierwszy w okresie od stycznia 1999 r. do grudnia 2018 r. – 50 lat, chyba że przekażemy do ZUS oświadczenie ZUS OSW oraz raport informacyjny ZUS RIA – wówczas okres przechowywania wynosi 10 lat, akta pracowników nowo zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. – 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy.

Dane osobowe osób bezrobotnych oraz poszukujących pracy będą przechowywane przez okres 50 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym zakończono udzielanie pomocy.

Prawa osób, których dane dotyczą

Zgodnie z RODO przysługuje Ci prawo:

1. prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii;

2. prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych;

3. prawo do usunięcia danych osobowych, w sytuacji, gdy przetwarzanie danych nie następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa lub w ramach sprawowania władzy publicznej;

4. prawo do ograniczenia przetwarzania danych;

5. prawo do wniesienia sprzeciwu, jeżeli dane są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f  RODO (prawnie uzasadniony interes);

6. prawo do wniesienia skargi do Prezesa UODO (na adres Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00 - 193 Warszawa).

Informacja o wymogu/dobrowolności podania danych osobowych

Podanie danych osobowych jest (w zależności od rodzaju operacji przetwarzania danych):

1. wymogiem ustawowym, gdy przetwarzanie danych osobowych następuje w celu wywiązania się z obowiązku wynikającego z przepisu prawa;

2. wymogiem umownym lub warunkiem zawarcia umowy;

3. dobrowolne, w przypadku gdy podanie danych następuje na podstawie zgody osoby, której dane dotyczą.

Niepodanie danych osobowych będzie skutkowało niezrealizowaniem celu, dla którego dane miały być przetwarzane.